Den Chef und die Mails abschalten – (wie) geht denn das?

Müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter vor sich selbst schützen, damit Sie nicht zu viel arbeiten? VW verbietet Mails nach Dienstschluss, BMW setzt auf Absprache. Dazu hatte ich gestern ein Interview in NDR2. Hier noch mal meine Tipps aus dem Interview zum Nachlesen.

1. Beantworten Sie geschäftliche Mails nie am Wochenende

“Gibst du den kleinen Finger, nehme ich die ganze Hand.” Frei nach diesem Motto verhalten sich alle Menschen – psychologisch konsequent. Klar, wenn es keine Grenze gibt, halte ich sie auch nicht ein. Wochenendmails geben ein ganz besonderes Signal des “ich-bin-immer-verfügbar”.

2. Sagen Sie einfach “nein”

“Könnten Sie noch A und B tun?” Nein! Begründen Sie das  nicht, rechtfertigen Sie sich nicht. Sie können jetzt nicht Kaffee holen und auch nicht mal kurz, XY machen. Mit „nein“ setzen Sie Grenzen und verschaffen sich Respekt. Sagen Sie „nein“,

• wenn Sie schon wieder um 18 Uhr noch im Büro hängen…
• noch ein Projekt dazu kommen soll…
• der nächste Aktenberg auf ihrem Stapel landet…

Es muss nicht HEUTE sein. Und manchmal auch nicht morgen.

Wenn Sie doch mal „ja“ sagen, kennzeichnen Sie das „ja“ als Ausnahme und Sonderfall. “Kommt nicht wieder vor, Chef.” Und unterscheiden Sie eine echte Notsituation von B-und C-Prioritäten.

3. Seien Sie im Urlaub auch wirklich unerreichbar

MS-Office

„Wo ist…?“ Als Chefin kann ich mich ganz schön aufregen, vor allem wenn ich etwas nicht sofort finde, wenn ich es haben will. Es gab Zeiten, da habe ich Mitarbeiter dann im Urlaub gestört.

Ich weiß, das ist mies, aber ich hab nicht darüber nachgedacht. Die meisten Chefs sind ähnlich. Seitdem ich aber ein deutliches „ich will nicht gestört werden“ zu hören bekommen habe, ist das nie mehr vorgekommen. Ich trau mich nicht. Und das ist gut so. Aber wenn eine Mitarbeiterin sagt „du kannst jederzeit bei mir anrufen“ bin ich auch geneigt das zu tun…. Sie sind der/diejenige, die Signale sendet…!

4. Gehen Sie auch nicht auf kleine Bitten ein

„Nur der eine Datensatz noch! Dann sind wir fertig… Ist doch nicht mehr viel!“ Was so harmlos klingt ist ein Trick, der teils sogar bewusst genutzt wird. Lassen Sie sich auf den Datensatz ein, können Sie danach gleich die ganze Datenbank neu programmieren. Denn das ist Prinzip: Der kleinen Bitte folgt eine große, und zack, ist der Fuss in der Tür. „Nur eine kleine Frage…“ – Sie erinnern sich an meine Kolumne? Das ist ein bekanntes psychologisches Phänomen, das sich „Foot in the door“-Prinzip nennt.

5. Dauer-Mails abschalten

Ich höre von Kunden, die 150 ernst zunehmende Mails am Tag bearbeiten müssen. Das ist furchtbar! Vor allem, wenn immer wieder etwas nachkommt, wenn man das Postfach dauerhaft offen hat und nie fertig wird. Ich schaue nur noch zwei Mal am Tag rein. Es kann auch mal sein, dass ich erst nach 10 Tagen auf eine Mail antworte, die nicht dringend ist. Wenn´s nicht früher geht, geht´s eben nicht.

Wer als Angestellter 150 Mails bearbeiten muss, hat diese Freiheit oft nicht. Aber auch er/sie muss nicht ständig reinschauen. Schon gar nicht außerhalb der Arbeitszeiten.