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Den Chef und die Mails abschalten – (wie) geht denn das?
Müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter vor sich selbst schützen, damit Sie nicht zu viel arbeiten? VW verbietet Mails nach Dienstschluss, BMW setzt auf Absprache. Dazu hatte ich gestern ein Interview in NDR2. Hier noch mal meine Tipps aus dem Interview zum Nachlesen.
1. Beantworten Sie geschäftliche Mails nie am Wochenende
“Gibst du den kleinen Finger, nehme ich die ganze Hand.” Frei nach diesem Motto verhalten sich alle Menschen — psychologisch konsequent. Klar, wenn es keine Grenze gibt, halte ich sie auch nicht ein. Wochenendmails geben ein ganz besonderes Signal des “ich-bin-immer-verfügbar”.
2. Sagen Sie einfach “nein”
“Könnten Sie noch A und B tun?” Nein! Begründen Sie das nicht, rechtfertigen Sie sich nicht. Sie können jetzt nicht Kaffee holen und auch nicht mal kurz, XY machen. Mit „nein“ setzen Sie Grenzen und verschaffen sich Respekt. Sagen Sie „nein“,
- wenn Sie schon wieder um 18 Uhr noch im Büro hängen…
- noch ein Projekt dazu kommen soll…
- der nächste Aktenberg auf ihrem Stapel landet…
Es muss nicht HEUTE sein. Und manchmal auch nicht morgen.
Wenn Sie doch mal „ja“ sagen, kennzeichnen Sie das „ja“ als Ausnahme und Sonderfall. “Kommt nicht wieder vor, Chef.” Und unterscheiden Sie eine echte Notsituation von B‑und C‑Prioritäten.
3. Seien Sie im Urlaub auch wirklich unerreichbar
MS-Office
„Wo ist…?“ Als Chefin kann ich mich ganz schön aufregen, vor allem wenn ich etwas nicht sofort finde, wenn ich es haben will. Es gab Zeiten, da habe ich Mitarbeiter dann im Urlaub gestört.
Ich weiß, das ist mies, aber ich hab nicht darüber nachgedacht. Die meisten Chefs sind ähnlich. Seitdem ich aber ein deutliches „ich will nicht gestört werden“ zu hören bekommen habe, ist das nie mehr vorgekommen. Ich trau mich nicht. Und das ist gut so. Aber wenn eine Mitarbeiterin sagt „du kannst jederzeit bei mir anrufen“ bin ich auch geneigt das zu tun.… Sie sind der/diejenige, die Signale sendet…!
4. Gehen Sie auch nicht auf kleine Bitten ein
„Nur der eine Datensatz noch! Dann sind wir fertig… Ist doch nicht mehr viel!“ Was so harmlos klingt ist ein Trick, der teils sogar bewusst genutzt wird. Lassen Sie sich auf den Datensatz ein, können Sie danach gleich die ganze Datenbank neu programmieren. Denn das ist Prinzip: Der kleinen Bitte folgt eine große, und zack, ist der Fuss in der Tür. „Nur eine kleine Frage…“ – Sie erinnern sich an meine Kolumne? Das ist ein bekanntes psychologisches Phänomen, das sich „Foot in the door“-Prinzip nennt.
5. Dauer-Mails abschalten
Ich höre von Kunden, die 150 ernst zunehmende Mails am Tag bearbeiten müssen. Das ist furchtbar! Vor allem, wenn immer wieder etwas nachkommt, wenn man das Postfach dauerhaft offen hat und nie fertig wird. Ich schaue nur noch zwei Mal am Tag rein. Es kann auch mal sein, dass ich erst nach 10 Tagen auf eine Mail antworte, die nicht dringend ist. Wenn´s nicht früher geht, geht´s eben nicht.
Wer als Angestellter 150 Mails bearbeiten muss, hat diese Freiheit oft nicht. Aber auch er/sie muss nicht ständig reinschauen. Schon gar nicht außerhalb der Arbeitszeiten.
Über Svenja Hofert
Ich bin Expertin für die Arbeitswelt der Gegenwart und Zukunft, und das schon seit einer halben Ewigkeit. Ich coache bei Veränderung, spreche über das, was Veränderung mit uns macht und berate an Weggabelungen. Als Unternehmerin habe ich immer wieder erfolgreich gegründet, aktuell meine Akademie der Veränderung.
Weiterdenken ist dabei mein Motto: Immer etwas aktueller, etwas pointierter, etwas tiefsinniger und pragmatisch vorausschauend.
Vielleicht kennen wir uns…
… aus dem Bücherregal, denn seit 1998 habe ich rund 30 Bücher geschrieben, die in bis zu 8 Auflagen erschienen sind.
Als Kolumnistin schrieb ich DER SPIEGEL oder WELT bilanz, aktuell habe ich beim Psychologen-Fachblatt „Wirtschaftspsychologie aktuell“ eine regelmäßige Kolumne. Man findet meine Interviews zudem im TV sowie in bekannten Medien von ZEIT bis FAZ.
Diesen Blog betreibe ich seit 2006, meinen Podcast gibt es seit 2023. Mit meiner Sonntagskolumne WEITERDENKEN bei Substack und mehr als 4.000 Abonnenten gehöre ich zu den meistgelesenen deutschsprachigen Autoren auf dieser Plattform.
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So ist es!
Ich habe diese Woche Donnerstag und Freitag Urlaub und am Mittwoch um viertel vor sechs habe ich noch eine neue Aufgabe bekommen. Meine Reaktion: “Mach ich dann Montag.” Da hat der Chef zwar kurz gestutzt, aber bestimmt nicht wiedersprochen.